W ramach dążenia do wyeliminowania wszelkich zdarzeń niepożądanych w Spółce, w tym związanych z ryzykiem wystąpienia sytuacji korupcjogennych Zarząd JHM DEVELOPMENT S.A. przyjął z dniem 28 stycznia 2021 roku poniższą „Procedurę zgłaszania nieprawdłowości i nadużyć, w tym korupcji w JHM DEVELOPMENT S.A. z siedzibą w Skierniewicach”.

PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI I NADUŻYĆ, W TYM KORUPCJI W JHM DEVELOPMENT S.A. Z SIEDZIBĄ W SKIERNIEWICACH

Celem niniejszej procedury zgłaszania nieprawidłowości i nadużyć, w tym korupcji w JHM DEVELOPMENT S.A. z siedzibą w Skierniewicach (dalej: „Procedura”) jest ustalenie jednolitych zasad postępowania w przypadku stwierdzenia możliwości wystąpienia oraz zapobiegania i przeciwdziałania nadużyciom, w tym korupcji.

§ 1

Niniejsza Procedura dotyczy wszystkich Pracowników oraz osób współpracujących z JHM DEVELOPMENT  S.A. w siedzibą w Skierniewicach.

§ 2

1. W sytuacji, gdy osoba, która wykonuje czynności służbowe, podejmuje działania wskazujące na zamiar wręczenia korzyści majątkowej lub osobistej Pracownikowi, bądź złożenia obietnicy takiej korzyści, Pracownik:
   a. informuje osobę, że jej zachowanie może spełniać znamiona czynu zabronionego;
   b. nie opuszczając miejsca zdarzenia informuje telefonicznie, elektronicznie lub za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego o zaistniałej sytuacji;
   c. zabezpiecza miejsce zdarzenia;
   d. sporządza notatkę służbową dokumentującą przebieg zdarzenia.
2. W przypadku opisanym wyżej bezpośredni przełożony Pracownika informuje o zdarzeniu Członka Zarządu i/lub Prezesa Zarządu.
3. Prezes Zarządu po konsultacji z pozostałymi członkami Zarządu i stwierdzeniu możliwości zaistnienia czynu zabronionego zobowiązany jest powiadomić (stosownie do okoliczności) właściwe organy ścigania.

§ 3

1. Pracownik zobowiązany jest do informowania bezpośrednich przełożonych o wszystkich nieprawidłowościach i nadużyciach, które mogą stanowić naruszenie prawa lub naruszać zasadę celowości i efektywności, bądź negatywnie oddziaływać na realizację celów i zadań spółki oraz postrzeganie spółki przez innych pracowników, kontrahentów i innych interesariuszy.
2. Sytuacje, o których mowa powyżej, dotyczą także stwierdzenia luk w systemach zabezpieczeń, braku efektywności stosowanych mechanizmów kontrolnych, zidentyfikowanych podatności oraz innych zdarzeń identyfikowanych w ramach bieżącej działalności.
3. W przypadku, gdy Pracownik jest w posiadaniu informacji lub ma uzasadnione przekonanie o możliwości wystąpienia nadużycia, w tym korupcji w komórce organizacyjnej, w której pracuje zobowiązany jest do:
   a. przekazania stosownej informacji w udokumentowanej formie Prezesowi Zarządu lub Członkowi Zarządu, co nie wyklucza przekazania tej informacji również ustnie;
   b. o ile okoliczności, o których mowa wyżej, dotyczą Prezesa Zarządu, Pracownik powiadamia, z pominięciem ustalonej drogi służbowej, stosownie do okoliczności: Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
4. Pracownik, który powziął uzasadnione podejrzenie, że w spółce mogło dojść do nieprawidłowości, nadużycia, w tym korupcji, w uzasadnionych przypadkach z pominięciem drogi zgłaszania, o której mowa w ust. 3, może takie zdarzenie zgłosić poprzez Bezpieczną Linię:
   a. na adres email: bezpiecznalinia@jhmdevelopment.pl
   b. na adres korespondencyjny spółki z dopiskiem „Do rąk własnych Prezesa Zarządu” lub „Do rąk własnych Przewodniczącego Rady Nadzorczej”.
5. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 3 i 4, powinno zawierać informacje zgodnie z formularzem zgłoszenia nadużycia, stanowiącym załącznik do niniejszej Procedury.
6. Zgłoszenia na Bezpieczną Linię można dokonać także anonimowo, jednak należy liczyć się z tym, że zgłoszenie anonimowe uniemożliwia otrzymanie informacji o wyniku postępowania wyjaśniającego.
7. Przesyłki adresowane z dopiskiem: „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w Sekretariacie Spółki i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do Prezesa Zarządu lub Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
8. Zgłoszenia z zewnętrznych adresów mailowych będą traktowane jak zgłoszenia anonimowe.
9. Zgłoszone na Bezpieczną Linię sprawy związane z zatrudnieniem, takie jak mobbing i molestowanie seksualne rozpatrywane będą zgodnie z odrębną procedurą w sprawie przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu seksualnemu w Spółce. Pracownik dokonujący zgłoszenia jest zobowiązany do:
   a. dochowania staranności przy zabezpieczeniu i przechowywaniu dowodów, utrwalenia przebiegu wydarzeń i osób uczestniczących w zdarzeniu;
   b. nie kontaktowania się z osobą, co do której zachodzi podejrzenie dokonania nadużycia, w celu ustalenia jakichkolwiek faktów związanych z dokonanym zgłoszeniem;
   c. zachowania dyskrecji.
10. Informację o wykrytych przypadkach nadużyć, w tym korupcji w wyniku prowadzonych audytów i kontroli Biegły Rewident lub Organ Kontroli przekazują Zarządowi Spółki oraz Komitetowi Audytu.

§ 4

1. Prezes Zarządu, Członek Zarządu lub Przewodniczący Rady Nadzorczej poinformowany o nadużyciu lub możliwości wystąpienia nadużycia zobowiązany jest do weryfikacji zgłoszenia poprzez:
   a. analizę dokumentacji akt sprawy;
   b. rozmowę z osobą zgłaszającą;
   c. rozmowy z innymi osobami mogącymi posiadać wiedzę w przedmiotowej sprawie.
2. Po przeprowadzonej weryfikacji, nie później niż 14 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, Prezes Zarządu lub Przewodniczący Rady Nadzorczej w przypadku:
   a. stwierdzenia nadużycia, w tym korupcji, przekazuje zgłoszenie wraz z dokumentacją Członkowi Zarządu, który opracowuje dokumenty w celu złożenia zawiadomienia do właściwych organów;
   b. powzięcia wątpliwości, co do zasadności zgłoszenia przekazuje dokumentację Członkowi Zarządu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego;
   c. podjęcia decyzji o niezasadności zgłoszenia sporządza notatkę z opisem podjętych czynności i uzasadnienie, następnie przekazuje notatkę wraz z dokumentacją Członkowi Zarządu.
3. Po przeprowadzonej weryfikacji i podjęciu decyzji Prezes Zarządu lub Przewodniczący Rady Nadzorczej informuje pracownika dokonującego zgłoszenia o sposobie postępowania w przedmiotowej sprawie.
4. Rozpatrywaniu nie podlegają zgłoszenia anonimowe, których nie można zweryfikować na podstawie dostępnej w aktach dokumentacji.
5. W przypadku braku konieczności powiadamiania organów ścigania, o ile okaże się to zasadne, osoba pełniącą obowiązki ds. etyki i polityki antykorupcyjnej, w uzgodnieniu z Prezesem Zarządu lub Przewodniczącym Rady Nadzorczej wskazuje osoby odpowiedzialne za określenie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontrolnych ograniczających prawdopodobieństwo wystąpienia podobnego zdarzenia w przyszłości.
6. Każde zgłoszenie należy traktować w sposób poufny oraz badać je z należytą starannością.
7. Przy stosowaniu niniejszej Procedury należy unikać podejmowania działań na podstawie chybionych lub bezpodstawnych oskarżeń oraz wzbudzania podejrzeń u osób, w sprawie których prowadzone są działania wyjaśniające.
8. Pracownikowi, w sprawie którego toczy się postępowanie o nadużycie, zapewnia się możliwość przedstawienia swojego stanowiska.
9. Dla zabezpieczenia możliwości przeprowadzenia rzetelnego postępowania wyjaśniającego dopuszcza się zastosowanie wobec Pracownika, w sprawie którego toczy się postępowanie o nadużycie, ograniczeń w dostępie do systemów informatycznych, pomieszczeń, zasobów, dokumentacji.
10. Pracownika, który dokonał zgłoszenia i o ile nie dokonał tego zgłoszenia anonimowo, należy poinformować o podjętych działaniach wyjaśniających oraz ich wynikach.

§ 5

1. Przełożony lub osoba poinformowana z pominięciem ustalonej drogi służbowej o nadużyciu lub możliwości wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia zobowiązana jest do objęcia tajemnicą tożsamości zgłaszającego. Tożsamość pracownika zgłaszającego podlega ujawnieniu organom ścigania w przypadkach określonych przepisami prawa.
2. Pracodawca zapewnia się ochronę pracownika przed możliwymi działaniami odwetowymi podjętymi w związku z zasygnalizowanymi nieprawidłowościami lub nadużyciami, a także formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
3. Pracodawca w związku z dokonanym zgłoszeniem nie może z pracownikiem dokonującym zgłoszenia:
   a. rozwiązać umowy o pracę;
   b. zmienić warunków umowy o pracę.
4. Postanowienie ust. 3 nie dotyczy sytuacji udokumentowanego, świadomego i celowego składania fałszywych zawiadomień i doniesień.